Contoh Database Sederhana Pada Ms. Access 2007

MEMBUAT DATABASE KARYAWAN

Bagaimana cara untuk memulai membuat database pada Ms.Access 2007 :

1.      Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access

2.      Setelah terbuka klik Blank Database, Pilih lokasi database di D:\ masukkan file name misalkan Aplikasi Data Karyawan PT. CJSM  kemudian klik “Create”. Maka kita sudah masuk ke Database yang akan dirancang.

 1.      Langkah selanjutnya kita harus membuat table, table-table yang kita buat yaitu :

a) Tabel_Biodata

b) Tabel_Bagian

c) Tabel_Gaji

d) Data_Karyawan

 Seperti gambar di bawah ini :

a)      Tabel_Biodata

Untuk membuat tabel barang caranya, klik Create pilih Table lalusave dengan nama Tabel_Biodata lihat gambar dibawah :

b)      Tabel_Bagian

Untuk membuat tabel barang caranya, klik Create pilih Table lalusave dengan nama Tabel_Bagian lihat gambar dibawah :

c)      Tabel_Gaji

Untuk membuat tabel barang caranya, klik Create pilih Table lalusave dengan nama Tabel_Gaji lihat gambar dibawah :

d)     Data_Karyawan

Untuk membuat tabel barang caranya, klik Create pilih Table lalusave dengan nama Data_Karyawan lihat gambar dibawah :

Kemudian Klik Database Tools, kemuadian Klik Relationships.

Setelah itu relasikan Tabel-tabel yang ada seperti gambar di bawah ini :

Maka akan menghasilkan relasi antar tabel seperti gambar di bawah ini :

Tabel Biodata

Tabel Bagian

Tabel Gaji

Setelah itu, buat Query nya dengan cara :

1.      Klik Create, lalu pilih Query Design setelah itu pilih tabel Data_Karyawan lalu KlikAdd klik Close

2.      Pada jendela Query buat Query seperti gambar dibawah ini :

Maka akan menghasilkan tabel Query_Data_Karyawan seperti gambar di bawah ini :

————————————————————————————————————————————–

Database merupakan bagian terpenting dari dari sebuah program tanpa database mana mungkin bisa membangun sebuah program yang dinamis. Dinamis disini kita bisa membuat atau mengisi field yang akan menampung semua data yang akan kita simpan. Dalam database itu sendiri kita bisa create, read, update dan delete atau biasa disebut CRUD. Saya sendiri membuat database itu di MySql yang telah terbundel dalam xampp, untuk teman – teman yang baru belajar database mungkin agak pusing ketika harus disuruh membuat database kali ini saya akan memberikan gambaran database dari penjualan online (web), penjualan tunai (desktop aplikasi) dan absensi (desktop aplikasi).

Penjualan Online (Web)

Penjualan Tunai (Dekstop Aplikasi)

Absensi (Dekstop Aplikasi)

Cara Membuat Database Dari Microsoft Access 2007

Database adalah file data yang berisi objek seperti tabel, query, report dan lainnya. Pada tampilan awal dari program Acces 2007, anda dapat membuat sebuah Database baru atau membuka database yang telah dibuat sebelumnya.

Berikut Langkah-Langkahnya:

Langkah 1

Klik Menu Start-All Program – Ms. Office – Ms.Access 2007

Langkah 2

Klik Blank Database, tentukan lokasi penyimpanan dan nama database, klik tombol Create
Maka akan tampil area kerja Ms. Access 2007, seperti gambar dibawah ini:

Office Button : adalah pengganti menu file yang biasa anda temukan pada versi sebelumnyaQuick Access Toolbar  : adalah customizable yang berisi perintah-perintah penting seperti save, undo, redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat anda tambahkan sendiri sesuai dengan keperluan.Ribbon : merupakan pengganti Toolbar yang sering anda temukan pada versi sebelumnya.Database Object : merupakan objek-objek yang telah diaktifkan dan digunakan dalam sebuah database. Contohnya seperti : Table, Form, Report, Macro dll.Object Preview : Tampilan object yang anda aktifkan seperti table, form, report, dllView Shortcut : adalah fitur dalam Access 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan objek dengan mode tertentu sesuai dengan objek yang digunakan. Contohnya: Design View, Layout View, DataSheet View, Form View dll.

A.      Membuat Table Menggunakan DataSheet View
Tabel Data Mahasiswa PalComTeh
Berikut langkah-langkahnya:

Langkah 1

• Masih pada jendela Ms. Acces 2007 yang aktif
•  Ketika anda mebuat database baru, sebuah tabel secara otomatis akan tampil didalamPreview object
• Klik tombol Close untuk menutuk jendela tab Table 1 yang aktif, dengan cara klik tombolClose yang terletak di sudut kanan atas.

Langkah 2

Anda dapat membuat tabel baru, dengan cara klik Create – Table dalam group Tables, seperti gambar dibawah ini:
Maka tabel baru akan tampil, untuk mengganti nama field pada tabel dengan cara double klik pada nama field tersebut, seperti gambar dibawah ini:

Field baru akan tampil disebelah kanan field Nama, lanjutkan dengan memberi nama field lainnya.

Langkah 3

Jika telah selesai klik Datasheet – View – Design View, seperti gambar dibawah ini:

Langkah 4

Kotak dialog Save As akan tampil, simpan tabel dengan nama tb_mahasiswa dan klik Ok.

Anda dapat melihat keterangan tabel yang dibuat yaitu nama field, tipe data, penggunaan primary key dan lainnya.

Langkah 5

Kembali ketampilan seblumnya, klik Design – View – Datasheet View, seperti gambar dibawah ini:

Langkah 6

Masukan data kedalama Field-field yang telah disediakan.

Langkah 7

Untuk menambah, mengedit atau pindah data record, dapat menggunakan fungsi record yang disediakan dibawah jendela object.

B.      Membuat Tabel Menggunakan Design View

Tabel Data Mahasiswa PalComTech

Berikut Langkah-langkahnya:

Masih di database Latihan 1 yang aktif

Langkah 1

Tambahkan tabel baru, klik Create – Table Design, seperti gambar dibawah ini:

Langkah 2

Masukan Field data yang disediakan.

Langkah 3

Jika telah selesai gunakan Primary Key pada field Nim, seperti pada gambar dibawah ini:

Note : Primary Key berfungsi sebagai pengunci data,
Agar pengimputan data yang sama tidak dapat di proses di
Dalam sebuah field.

Langkah 4

Klik Design – View – Datasheet View, seperti gambar dibawah ini:

Jika tampil kotak dialog seperti dibawah ini, pilih Save dan simpan dengan namaTb_data_mahasiswa, seperti gambar dibawah ini:

Langkah 5

Setelah seluruh field di buat, masukanlah datanya seperti gambar dibawah ini:

Jika telah selesai tutup jendela database Latihan 1, dengan cara klik tombol Office Button  dan klik  Close Database. Semoga bermanfaat, dan selamat mwncoba ^_^

Database Relationship ???

Microsoft  Access  memiliki  kemampuan  mengolah  database  yang cukup  kompleks.  Sekarang  kita  akan  membahas  tentang  database relational  yang  merupakan  bagian  yang  terpenting  dalam  manajemen database,  khususnya  Microsoft  Access.

Database  merupakan  sekumpulan  data  sebagai  penyedia informasi  bagi  pengguna.  Progam  database  adalah  program  komputer yang  dirancang  untuk  mengatur  data.

Relationship  database  adalah  sekumpulan  data  yang  dapat dibuat  diantara  dua  colume  di  dalam  kedua  tabel.  Misalnya  kita  akan mengolah  nilai  siswa,  kita  menyimpan  biodata  siswa  pada  sebuah tabel,  lalu  menyimpan  nilai  hasil  ulangan  siswa  pada  tabel  lain  dengan satu  tabel  untuk  satu  mata  pelajaran  saja,  sedangkan  untuk  membuat nilai  raport  (tabel  nilai  semester)  semua  tabel  harus  dapat  dikaitkan satu  dengan  yang  lain.  Untuk  menghubungkan  masing–masing  tabel  kita harus mempunyai  kunci  pengait,  misalnya  NIS  (nomor  induk  siswa) kegiatan  ini yang  disebut  database  relational.

Ada  dua  field  kunci  sejenis  yang  dapat  menghubungkan semua  tabel  yaitu  :

1.            Primary  key  adalah  suatu  field  atau  kombinasi  field  yang  secara unik  mengidentifikasi  setiap  record  di  dalam  tabel.  Contoh  NIS yang terdapat  pada  table  biodata.

2.            Foreign  key  adalah  suatu  field  atau  kombinasi  field  yang  lebih baik dibandingkan  dengan  field  primary  key  atau  field  di  tabel  lain dalam  mengidentifikasi  suatu  record.  Contoh  NIS  yang  terdapat pada tabel  nilai  semester.

Jenis-Jenis  Relationship

Jenis  dari  relationship  yang  ada  di  Microsoft  Access  ada  3  yaitu  :

1.            One  to  many  relationship

2.            Many  to  many  relationship

3.            One  to  one  relationship

1.  One  To  Many  Relationship

One  to  many  relationship  adalah   jenis  yang  paling  biasa  dari relationship.  Di  one  to  many  relationship  sebuah  record  atau  tampilan  di table  A  dapat  mempunyai  banyak  kesesuaian  dengan  record  table  B, tetapi  record  di  table  B  hanya  satu  yang  sesuai  dengan  record  di  tabel A.

Jadi  one  to  many  relationship  dibuat  jika  hanya  dari  field  yang dihubungkan  mempunyai  primary  key  atau  unique index.  Unique  indexadalah  sebuah  index  diartikan  oleh  field  yang  diatur  petunjuk  property untuk  tidak  menyalin  atau  meniru.

2.   Many  To  Many  Relationship

Many  to  many  relationship,  di  many  to  many  relationship, sebuah  record  di  tabel  A  dapat  mempunyai  banyak  kesesuaian  record di tabel  B  dan  record  di  tabel  B  dapat  mempunyai  banyak  kesesuaian record  di  tabel  A.  Tipe  dari  relationship  ini  hanya  mungkin  ditegaskan dengan  tiga  tabel  (disebut  junction  table)  yang  memiliki  primary  key yang  terdiri  dari  dua  field,  foreign key  dari  tabel  A  dan  tabel  B.  Many to many  relationship  sebenarnya  adalah  dua  kalinya  dari  one  to  many relationship  untuk  tabel  rincian  pengiriman  barang.  Satu   pengiriman dapat  mendapatkan  banyak  barang  dan  setiap  barang  dapat  kelihatan dari  banyaknya  pengiriman .

Jadi  many  to  many  relationship  sebenarnya  dua  kalinya  dari one  to  many  relationship  dengan  junction  table  yang  memiliki  primary key  yang  terdiri  dari  dua  field,  foreign  key  dari  dua  tabel  yang  berbeda.

3.   One  To  One  Relationship

One  to  one  relationship,  di  one  to  one  relationship,  setiap record  di  tabel  A  hanya  dapat  mempunyai  satu  record  yang  sesuai  di tabel  B  dan  setiap  record  di  tabel  B  hanya  dapat  mempunyai  satu record  yang  sesuai  di  tabel  A.  Tipe  dari  relationship  ini  tidak  biasa, karena  banyak  sekali  informasi  yang  saling  berhubungan  di  dalam  cara ini  akan  menjadi  satu  tabel.  Kamu  mungkin  menggunakan  one  to  one relationship  untuk  menghubungkan  sebuah  tabel  dengan  banyak  field, memisahkan  bagian  dari  tabel  untuk  tanggapan  pengaman  atau pengamanan,  atau  untuk  mengirimkan  informasi  ini  pengunaannya  hanya untuk  menggantikan  letak  dari  tabel  utama.  Untuk  contoh  kamu  mungkin ingin  membuat  sebuah  tabel  untuk  mencari  partisipasi  pegawai  dalam penyumbangan  dana  permainan  sepak  bola.  Setiap  pemain  sepak  bola di dalam  tabel  pemain  sepak  bola  mempunyai  satu  record yang  sesuai di tabel  pegawai.

Jadi  one  to  one  relationship  dibuat  jika  kedua  field  yang saling berhubungan  mempunyai  primary  key  atau  unique  index.

Catatan  jika  kamu  mengambil  field  yang  tidak  mempunyai primary  key  dan  unique  index  untuk  field  lain  yang  juga  tidak mempunyai primary  key  dan  unique  index  dibuat  relationship  yang  tidak jelas.  Di query  yang  mengandung  tabel  dengan  relationship  yang  tidak jelas. Microsoft  Access  memunculkan  kegagalan  join  (gabungan  antara field  di tabel  pertama  atau  query  dan  field  dari  tipe  data  (data  type)  yang sama  di  tabel  lain ) di  antara  tabel,  tetapi  referential  intergrity  (sistem dari  aturan  Microsoft  Access  yang  digunakan  untuk  menjamin relationship  antara  record  di  tabel  yang  saling  berhubungan  itu  benar dan  kamu  jangan  melakukan  kecelakaan  yaitu  menghapus  atau merubah  data  yang berhubungan)  jangan  dijalankan  dan  tidak  menjamin record  yang  khusus  di  tiap  tabel.

Data  type  adalah  karakter  dari  field  yang  menentukan  tipe  dari data  yang  dapat  sebagai  pegangan  atau  digunakan.  Database  windowadalah  jendela  atau  informasi  yang  kelihatan  saat  kamu  membuka database  access  atau  access project.  Database  window  memunculkan potongan  dari  pembuatan  database  objek  baru  dan  membuka  objek yang ada.

Langkah–langkah  membuat  koneksi  antar  tabel  :

1.            Bukalah  sebuah  database.

2.            Klik  menu  tools,  - relationship  kemudian  akan  muncul  jendela relationship.

3.            Jika  pada  jendela  relationship  tidak  muncul  tabel  atau  query  maka tampilkan  dengan  meng–klik  icon  show  table  pada  toolbar. Selanjutnya  pilihlah  tabel  atau  query  yang  akan  dikoneksikan. Kemudian  pilih  perintah  nama  tabel  atau  form  yang  diinginkan kemudian  pilih  add,  lalu  klik  close  maka  tabel  atau  query  akan ditampilkan.

4.            Untuk  membuat  hubungan  antar  tabel  kita  perlu  menggeser  nama field  yang  diinginkan  sebagai  kunci  penghubung  jika  koneksi  sudah ada,  kita  dapat  menyuntingnya  dengan  meng-klik  menu  reationship,  - edit  relationship, sehingga  kotak  dialog  edit  relationship  akan ditampilkan.  Pada  kotak  dialog  edit  relationship  jika  nama  field yang  akan  dijadikan  kunci  penghubung  sudah  sesuai,  pilih  perintah create.  Langkah  yang  sama  dapat  dilakukan  untuk  tabel  yang lainnya.

5.            Jika   kita  menandai  pilihan  enforce  referential  intergrity,  Microsoft Access  akan  memastikan  bahwa  tidak  akan  ada  orphan  record pada tabel.  Orphan  record  adalah  sebuah  record  pada  sisi  yang foreign keynya  ternyata  tidak  memiliki  pasangan  pada  tabel.

6.            Ada  pilihan  lain  pada  kotak  dialog  relationship  yaitu :

-  Cascade  update  related  fields  jika  ingin  menyunting  isi field primary  key  di  tabel.

-   Cascade  delete  related  record,  kita  bisa  menghapus  record pada tabel.

7.            Kemudian  klik  join  type  pada  atau  jenis  koneksi,  maka  akan muncul kotak  dialog  join  property.

Microsoft  Access  akan  memperbolehkan  kita  melakukan  hal  berikut  ini :

ü            Menambah  record  ke  dalam  tabel  pasangan,  kecuali  jika  ada record yang  berisi  nilai  tersebut  pada  tabel  utama.

ü            Mengubah  nilai  pada  field  primary key  di  tabel  utama  jika  ada record  pada  tabel;  pasangan  yang  menggunakan  nilai  tersebut sebagai  foreign  keynya.

ü            Menghapus  record  dari  tabel  utama  jika  ada  record  pada  tabel pasangan  yang  digunakan.